POLÍTICA DE TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES

VERSIÓN: 01 — COTECHNOLOGY S.A.S. — 06 DE OCTUBRE 2025

1. OBJETIVO

Establecer los lineamientos para garantizar la protección de los datos personales que son objeto de tratamiento por parte de COTECHNOLOGY S.A.S., identificada con NIT. 901545188-3 con domicilio en Cajicá, Cundinamarca, en cumplimiento a la Ley 1581 de 2012.

2. ALCANCE

Esta política aplica al tratamiento de datos personales realizados por COTECHNOLOGY S.A.S., en calidad de responsable o encargado, respecto de los datos personales recolectados en el marco de las actividades comerciales, contractuales, laborales y operativas con personas naturales que actúan como clientes, usuarios, proveedores, aliados estratégicos, empleados y contactos comerciales.

La política se aplica al tratamiento de datos recolectados a través de los canales presenciales y virtuales de la compañía, como lo son el sitio web www.nextbox.shop, ventas por plataformas como Mercado Libre, y relaciones comerciales con proveedores y distribuidores.

3. DEFINICIONES

Para efectos de esta política y en cumplimiento del artículo 3 de la Ley 1581 de 2012, se adoptan las siguientes definiciones:

• Autorización: Consentimiento previo, expreso e informado del titular para llevar a cabo el tratamiento de datos personales.

• Aviso de privacidad: Documento físico, electrónico o en cualquier otro formato, que informa al titular sobre la existencia de esta política, cómo acceder a ella y las finalidades del tratamiento.

• Dato personal: Cualquier información vinculada o que pueda asociarse a una o varias personas naturales determinadas o determinables.

• Dato público: Es el dato que no sea semiprivado, privado o sensible.

• Dato privado: Es el dato que por su naturaleza íntima o reservada solo es relevante para el titular.

• Dato sensible: Aquellos que afectan la intimidad del titular o cuyo uso indebido puede generar su discriminación.

• Encargado del tratamiento: Persona natural o jurídica que realiza el tratamiento de datos por cuenta del responsable.

• Responsable del tratamiento: Persona natural o jurídica que decide sobre la base de datos y/o el tratamiento de los datos.

• Titular: Persona natural cuyos datos personales son objeto de tratamiento.

• Tratamiento: Cualquier operación o conjunto de operaciones sobre datos personales.

• Transferencia: Envío de datos personales a un receptor que actúa como responsable del tratamiento.

• Transmisión: Comunicación de datos personales a un encargado para que realice tratamiento por cuenta del responsable.

Estas definiciones son aplicables dentro del marco normativo nacional y guían todas las actuaciones relacionadas con el tratamiento de datos por parte de COTECHNOLOGY S.A.S.

4. DESARROLLO

4.1 Principios Rectores

COTECHNOLOGY S.A.S. garantizará el cumplimiento de los principios de legalidad, finalidad, libertad, veracidad o calidad, transparencia, acceso y circulación restringida, seguridad y confidencialidad establecidos en la Ley 1581 de 2012.

4.2 Tratamiento y Finalidades

Los datos personales tratados por COTECHNOLOGY S.A.S. se utilizarán de conformidad con el grupo de interés del titular de los datos y en proporción a las finalidades legítimas de la compañía, de la siguiente manera:

1. Generales

a) Para los fines administrativos propios de la empresa.
b) Gestionar solicitudes, consultas, peticiones, quejas, reclamos, sugerencias y felicitaciones.
c) Atender y tramitar solicitudes de servicios, ventas, garantías y devoluciones.
d) Cumplir con obligaciones contractuales, legales, tributarias y contables.
e) Enviar comunicaciones relacionadas con operaciones comerciales o administrativas.
f) Realizar campañas de información o capacitaciones.
g) Efectuar actividades estadísticas o de análisis de comportamiento comercial.
h) Proteger los derechos e intereses de la empresa, de sus clientes y usuarios.
i) Gestionar la información de proveedores y distribuidores.
j) Elaborar estudios sobre hábitos de compra.
k) Implementar medidas de control y prevención de fraudes.

2. Empleados y ex empleados

a) Ejecutar actividades relacionadas con el vínculo laboral.
b) Cumplir obligaciones derivadas del Sistema General de Seguridad Social.
c) Emitir certificaciones laborales.
d) Gestionar trámites internos y contables del recurso humano.
e) Realizar seguimiento a compromisos laborales.
f) Incorporar datos en procesos de nómina.
g) Realizar registros fotográficos o controles de ingreso asociados a seguridad interna.

3. Proveedores y distribuidores

a) Ejecutar las etapas de los procesos de vinculación comercial y logística.
b) Verificar la idoneidad y antecedentes.
c) Gestionar pagos y mantener trazabilidad de transacciones.
d) Mantener archivos con documentación de operaciones comerciales.
e) Cumplir obligaciones fiscales y contables.
f) Registrar eventos o visitas mediante medios fotográficos o de videograbación.
g) Mantener información actualizada para control de inventarios y cumplimiento logístico.

La información suministrada será tratada conforme a esta política y utilizada exclusivamente para los fines descritos. Cualquier otro uso requerirá autorización expresa del titular.

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4.3 Derechos de los Titulares

Los titulares de los datos podrán ejercer sus derechos de conformidad con el artículo 8º de la Ley 1581 de 2012:
a) Conocer, actualizar, rectificar o suprimir sus datos personales.
b) Solicitar prueba de la autorización.
c) Ser informado del uso dado a sus datos.
d) Revocar la autorización o solicitar eliminación.
e) Acceder en forma gratuita a sus datos personales.

4.4 Procedimiento de Atención a Peticiones, Consultas y Reclamos

Las solicitudes podrán presentarse mediante comunicación escrita al correo electrónico gerencia.cotechnology@hotmail.com, indicando en el asunto “Datos Personales” y especificando:

• Nombre completo.

• Tipo y número de identificación.

• Descripción de los hechos.

• Dirección, teléfono y/o correo electrónico.

Tiempos de respuesta:

• Consultas: hasta 10 días hábiles (prorrogables por 5 más).

• Reclamos: hasta 15 días hábiles (prorrogables por 8 más).

4.5 Canales de Atención

📞 Teléfono: +57 3002038305
💻 Correo: gerencia.cotechnology@hotmail.com
🕓 Horario: Lunes a viernes de 8:00 a.m. a 5:00 p.m.

4.6 Autorización

La autorización será previa, expresa e informada mediante medios físicos, digitales o verbales, conforme al artículo 10 de la Ley 1581 de 2012.

4.7 Transferencia y Transmisión de Datos

COTECHNOLOGY S.A.S. podrá transmitir y transferir datos a terceros, nacionales o internacionales, garantizando el cumplimiento de los principios y deberes de protección de datos.

4.8 Seguridad de la Información

Se aplicarán medidas técnicas, administrativas y humanas necesarias para proteger la información personal contra el acceso no autorizado, pérdida o alteración.

4.9 Vigencia de las Bases de Datos

Las bases de datos se conservarán mientras subsistan las finalidades legales o contractuales. Luego serán eliminadas o anonimizadas conforme a la ley.

4.10 Deberes del Responsable del Tratamiento

COTECHNOLOGY S.A.S. cumplirá con los deberes establecidos en el artículo 17 de la Ley 1581 de 2012, garantizando seguridad, veracidad, actualización, confidencialidad y atención oportuna de los titulares.

4.11 Tratamiento de Datos Sensibles y de Menores de Edad

El tratamiento de datos sensibles y de menores se realizará únicamente bajo las condiciones legales que garanticen su protección reforzada, confidencialidad y respeto de sus derechos fundamentales.

4.12 Registro Nacional de Bases de Datos

La empresa registrará y mantendrá actualizadas sus bases de datos ante el RNBD, conforme al Decreto 1074 de 2015 y la Resolución 090 de 2018 de la Superintendencia de Industria y Comercio.

5. VIGENCIA DE LA POLÍTICA

La presente política rige a partir del 06 de octubre de 2025, con vigencia indefinida.
Cualquier cambio será informado oportunamente a los titulares a través de los canales habituales.

Control de Cambios del Documento

Versión 01: Política inicial elaborada conforme a la Ley 1581 de 2012 y sus decretos reglamentarios.
Fecha: 06/10/2025.